- 仕事の優先順位がずれている人のせいで、私の仕事が滞って迷惑してる
- 仕事のやり方がずれているため、ミスやトラブルが頻発してしまう
- 仕事の目標を理解していないメンバーのせいで、チーム全体の足が引っ張られる
- 仕事の考え方がずれていて理解できない、うまくコミュニケーションが取れない
あなたもこんな同僚や人に悩まされたことはありませんか？
本記事では、管理職経験が浅い20代半ば〜30代前半の会社員や、仕事のポイントがずれている人がチームにいて悩んでいる方に向けて、「なぜずれてしまうのか？」という疑問の解消と「どうすればストレスなく付き合うことができるのか？」という対処法についてご紹介します。
職場には、いろんな人がいます。
あなたはメンバーの指導やマネジメントが求められる立場となり、多くの課題に直面するでしょう。
マネージャーではなくても、仕事ではいろんな人と協力して進めなければならない場面が多く、悩むことも多いです。
その中でも、特に難しいのが「仕事のポイントがずれている人とどうやってうまく一緒に仕事を進めるか」です。
彼らはやる気だけが空回りしていて、仕事の目的や重要性を理解していないことがあり、結果としてチーム全体の足を引っ張ってしまうことが少なくありません。
このような人と一緒に効率的に働くためには、まず彼らの特徴を把握することが重要です。
その上で、適切なコミュニケーションや指導法を活用することで、ずれた働き方をしているメンバーに頭を悩まされてストレスを溜め込んでしまうことが大幅に減ります。
本記事では、以下の内容について解説していきます。
1. 仕事のポイントがずれている人の特徴
2. 仕事のポイントがずれている人の原因
3. ずれている人と仕事をするときの対処法
これから紹介する具体的な指導方法やコミュニケーションのポイントを活用し、仕事のポイントがずれている人を効果的に指導し、チーム全体のパフォーマンス向上に貢献していただければと思います。
仕事のポイントがずれている人の特徴
仕事のポイントがずれている人と一緒に仕事をするのは、とても大きなストレスになります。
しかし、もしその人が「ズレた人かどうか」ということを見抜くポイントを知っていれば、
- 面接で仕事のポイントがズレた人を見抜くことで、そもそもチームに入る前に断れるかもしれない
- すでにいるメンバーがズレた感覚の人だと分かっているなら、多くを期待せずにダメージを抑えて仕事ができるかもしれない
- ポイントがずれている人への適切な対処法をとることができるかもしれない
など、その特徴を知ることには大きなメリットがあります。
ここでは、仕事のポイントがずれている人を見極める上で重要な、よくある特徴を3つご紹介します。
- 枝葉のことに夢中になる
- 結論が飛躍している
- 早合点をして、人の話を聞かない
枝葉のことに夢中になる
仕事のポイントがずれている人は、本筋ではなく枝葉のことに夢中になる傾向があります。
このタイプの人は、本当に大事なポイントではなく、どちらかといえばどうでもいいことに時間や労力を割いています。
周りから「そこは重要じゃないからもっと別のことに努力してほしい」と思われることから「この人はズレているな」という評価を受けるのです。
例えば
- プロジェクトで資料を作成する際に、フォントやレイアウトにこだわりすぎて、肝心の内容が疎かになってしまう
- 目の前のタスクに集中するあまり、重要な仕事の締め切りを忘れてしまう
といったところに現れてきます。
結論が飛躍している
結論が飛躍してその思考過程が理解されにくく、周りの同僚から「こいつは何を言ってるんだ？」と思われることもよくある特徴です。
例えば、
- 報告する際に、脈絡なく関係の薄いトピックに話が飛んだり、具体的な根拠がないまま、何を言いたいのかよく分からない
- トラブルへの対処などで、「なんで今それをしたんだ？」と思われる行動をすることがある
といった特徴があります。
このタイプのズレている人は、ビジネスにおいて「理想と現状の間にあるギャップ」を埋めるための行動や思考に論理性がなく、思いつきだけで動いているケースがほとんどです。
早合点をして、人の話を聞かない
仕事のポイントがずれている人の3つ目の特徴は、「早合点をして人の話を聞かない」です。
この特徴を持つ人は例えば、
- 人の話を最後まで聞かずに、自分の考えだけで物事を進めてしまう（結果、事故る・・・）
- 人が話している途中で「XXということですか？」と結論に先回りをしようとする（が、その先回りが的外れ）
などの行動をしてしまいがちです。
これらの特徴に当てはまる人がいたら、それは「仕事のポイントがずれている」人かもしれません。
この特徴を理解することで、仕事のポイントがずれている人の行動や発言から、彼らが抱える問題や課題を見極めることができます。
なぜズレてしまうのか？仕事のポイントがずれている人の原因
仕事のポイントがずれている人の原因は、いくつか考えられます。
この原因は人によって様々ですが、その問題の根本を知ることはその人と上手に付き合うために大切なことです。
ここでは、特に大きな原因を3つ解説します。
- 優先順位の誤り
- 目標や背景に対する理解が不十分
- コミュニケーション不足
優先順位の誤り
先ほど挙げた「枝葉のことに夢中になって、本質からズレた努力」をしているタイプの人の問題の原因はまさにこれです。
目の前のことに集中するあまり、先を見据えて物事を考えられなかったり、重要なタスクを後回しにしたりしてしまうことがあります。
なぜ優先順位を間違えてしまうのでしょうか？
その理由はいくつかありますが、一番の問題は「タスクの全体像を把握できていない」ということでしょう。
優先順位を付けるには、タスクの全体像を把握する必要があります。
しかし、目の前のことに集中していると、全体像を把握できずに、優先順位を間違えてしまうことがあります。
優先順位を間違えると、プロジェクトが遅延したり、ミスが発生するなどの問題につながります。
仕事を始める前には必ず、タスクの優先順位を関係者間で話し合って決めるようにしましょう。
目標や背景に対する理解が不十分
自分が何のために仕事をしているのかを理解していないと、仕事のポイントがずれてしまいます。
例えば、
- プロジェクトの目的を理解していない
- プロジェクトの制約を理解していない
- 自分に求められている役割を理解していない
- 最終的に必要な成果物を理解していない
このようなことが考えられます。
この問題は、その人への仕事の説明が不足していた、もしくはその人が誤って理解をしていたという場合がほとんどです。
あなたが「仕事のポイントがどうもズレている」という人と一緒に働くときに、このポイントをしっかりと抑えた伝え方をマスターすることで、その人があさっての方向に走る可能性を大きく下げて、効率的に働けるようにしてあげることができます。
コミュニケーション不足
仕事におけるコミュニケーションにはいくつかの働きがありますが、「軌道修正する」ということも大切な働きの一つです。
仕事では多くの場合、一発OKということはほとんどありません。
あるとすれば、とんでもなく優秀な人の仕事か、「ミスがある」という可能性を無視したサボりのどちらかです。
そして、仕事のポイントがずれている人はこの「軌道修正」を軽視して経過報告をしません。
その結果出てくるものは、的外れの仕上がりの仕事や、クレームによって明らかになる問題のある仕事です。
優先順位の誤り、目標や背景に対する理解が不十分、コミュニケーション不足は、仕事のポイントがずれてしまう大きな原因となります。
これらの原因を理解し、解消することで、仕事のポイントがずれている人への対処法を立てることができます。
【対処法】ずれている人とストレス無く一緒に働くためのポイントを押さえる
ここまで、仕事のポイントがずれている人の特徴や、なぜずれた行動をしてしまうのかを深掘ってきました。
「どうやら、あの人は『何が大切か』を理解していないのか」
「あさっての方向に突っ走ってしまう癖があるから、放っておくととんでもないことになるのか」
と、思い当たることがあったのではないでしょうか？
こういう、ずれた人たちと一緒に働くのはとてもストレスが溜まりますし、大切な仕事を手伝ってもらうこともできないのであなたの負担が大きくなってしまいます。
そのまま放っておいては、遠くない未来にあなたのモチベーションや健康に大きなダメージを与えかねません。
ここでは、そんな仕事のポイントがずれた人たちとどうやってうまく仕事を一緒にするか、そのために大切なポイントをご紹介します。
ポイントは2つ。
- 勘違いの余地がないほど正確に指示を出す
- 進路がそれたことを素早く察知する密なコミュニケーション
勘違いの余地がないほど正確に指示を出せる「BOSCARフレームワーク」
仕事のポイントがずれている人へ仕事を依頼するときには、内容を正確に伝えることが重要です。
しかし、間違えないようにと長々と説明してしまうと、その説明を変な方向で受け取り、また変な方向へ走り出してしまいます。
そこで、ポイントを絞って指示を出すことが重要になります。
このポイントを押さていれば、内容が伝わらなくて変な行動をするということがなくなります。
ポイントを絞って無駄なく伝えるために効果的なアプローチが「BOSCAR」と呼ばれるフレームワークです。BOSCARは、以下の6つの要素で構成されています。
- B：Background（背景）
- O：Objective（目的）
- S：Scope（範囲）
- C：Constraint（制約）
- A：Assumption（前提）
- R：Result/Report（成果物/報告書）
B：Background（背景）
指示を受ける側は、その指示が出た背景を知っておく必要があります。
背景を知ることで、指示の目的や意図がより深く理解でき、よりよい仕事ができるようになるからです。
また、背景を知ることで、指示を受ける側も指示に納得感を持って取り掛かることができるようになります。
Objective（目的）
次のポイントは業務指示の目的を明確に伝えることです。
「なんのためにこの仕事をする必要があるのか？」
目的が明確になっていれば、指示を受ける側も何をすればよいのかがわかりやすくなります。
また、目的が明確になっていれば、指示を受ける側も指示の意図を理解しやすくなります。
例えば、新製品の販売キャンペーンの指示を受けた場合、目的はなんでしょうか？
そのキャンペーンの目的は、新製品のイメージを高めることですか？
売上を増加させることでしょうか？
この目的を明確にすることで、指示を受ける側は、キャンペーンを成功させるためにどのような施策を講じればよいのかをイメージしやすくなります。
Scope（範囲）
指示の範囲を明確にします。
範囲が明確になっていれば、指示を受ける側も何をすればよいのかがわかりやすくなり、指示の意図を理解しやすくなります。
このとき、やる範囲と合わせて「やらない範囲」も明確にすることがポイントになります。
例えば、同様に新製品の販売キャンペーンを例に取ってみましょう。
そのキャンペーンで私たちが受け持つ範囲は、新製品の認知度を高めるための広告宣伝の企画だとします。
どんなチラシを作るのか、どんなメッセージを消費者に伝えるのかなどの戦略を考えることが仕事なら、実際のデザインはデザイナーの仕事です。
ポイントがずれている人には「デザインはしなくていい」ということをしっかり伝えなければ、やらなくていい仕事に時間を使ってしまい、大切な戦略作りが疎かになり、キャンペーンが失敗してしまいます。
Constraint（制約）
仕事には必ず制約があります。
制約を明確にすることで、指示を受ける側も指示を実行する上での注意点がわかりやすくなります。
同じように新製品の販売キャンペーンの指示を受けた場合、そのキャンペーンの制約は、予算、期間、人員などです。
また、制約を伝えるときには「どこにコストをかけるべきなのか」、「何に力を入れるべきか」
これらの内容もセットで伝えるといいでしょう。
Assumption（前提）
ある仕事を行うとき、もしくはある段階の作業に手をつける前に、あらかじめ準備されている必要があるものが前提条件です。
仕事を進める上では、これらが仮に満たされているという前提のもとに計画を立てます。
これまで同様に新製品の販売キャンペーンの場合、
- デザインを始める前にターゲットとメッセージが決まっている（という前提）
- 必要な人員が確保できていること（という前提）
というイメージです。
前提条件は「ボトルネック」となる重要なものでもあり、確認することは非常に重要です。
Result/Report（成果）
最後は「成果」です。
仕事ではかならず結果が求められます。
仕事の結果のことを「成果」と言い、それがモノになると「成果物」と言います。
仕事の指示を出すときには、「最終的にあなたにどんな成果をつくって欲しいのか」ということを伝えることが最重要です。
例えば、
- キャンペーンを打つ戦略を立てる参考になる情報を整理して欲しいのか
- チラシ作成に必要なデザイン料・印刷代などのコスト情報を比較できるようまとめて欲しいのか
- 実働部隊が迷いなくキャンペーンを実行するためのマニュアルを作って欲しいのか
といった、最終的にどんなアウトプットをつくって欲しいのかということです。
仕事の成果を明確に定義しておくと、仕事がスムーズに進みます。
なぜなら、仕事を与える人が何を求めているのか、仕事を受ける人が何を与えようとしているのかが明確になるからです。
「最終的にどんな成果を作りたいのか？」
お互いの認識が一致すれば、気持ちよく仕事ができるようになります。
進路がそれたことを素早く察知する密なコミュニケーション
最初にしっかりと伝えても、仕事のポイントがずれている人はすぐに寄り道したり脇道に外れてしまいます。そこで重要になってくるのが「素早く察知する密なコミュニケーション」です。
ここで言う「密なコミュニケーション」とは
- 頻繁に状況を確認できる仕組みを作る「密接なコミュニケーション」
- 意味のある「濃密な情報共有」を可能にする方法
の2つの意味で「密なコミュニケーション」が必要です。
密接なコミュニケーション
仕事のポイントがずれている人と業務を進めるとき、放置は厳禁です。
積極的に現状を把握する機会を設けることが大切です。
どの程度の間隔にするべきかは判断が難しいですが、
- 新人なら1日1〜2回程度
- 中堅以上は作業予定から決めたマイルストーン毎（日数なら3〜5日毎）
が目安になるのではないかなと思います。
もちろん、実際にやってみてから間隔を調整することは重要です。
私の例を取ると、
新人の場合
1日の初めに今日やる作業を確認し、午後2〜3時くらいに見込み通り進んでいるのか、問題があればどうするのかを一緒に考える時間を確保しています。
ある程度経験があるメンバーの場合
仕事の全体スケジュールをもとに、「Aの作業が終わる予定日、Bの作業が終わる予定日、工程が長いCの作業は中間確認と完了予定日にそれぞれ確認するマイルストーンを置こう」というコミュニケーションを対象メンバーとした上で状況をキャッチアップする機会を設けています。
濃密な情報共有
どんなに頻繁な報告機会を作っても、正しい情報の報告がなければ全く意味がありません。
よくある定期報告は「〜〜の作業をしています。作業は順調です。」
というなんの情報量もない報告です。
これでは状況を掴むことなんてできませんし、「順調と思っているのはズレた人だけ。本当はもう道を外れて爆走中」なんてことになりかねません。
それではどのような報告をしてもらうのがいいのでしょうか？
そのヒントになるのが「ソラ・アメ・カサ」というフレームワークです。
ソラ・アメ・カサは、
- ソラ「空を見ると曇ってきた（事実）」
- アメ「雨が降りそうだ（解釈）」
- カサ「傘を持っていこう（判断）
というシンプルな構造です。
このフレームワークに沿って、先ほどの「順調な報告」をしてもらうと
ソラ「今日の作業予定は◯◯で、XXまで進んだ（事実）」
アメ「残り時間と作業量から考えると予定通り終わりそうだ（解釈）」
カサ「順調なので、このまま作業Aをやってから作業Bの完了まで進めようと思う（判断）」
という報告になります。
この報告の形式なら、もしアメ（解釈）が違えば「いや、残りの作業は〜〜だから時間がかかることが予想される」というアドバイスができるし、カサ（判断）が違えば「いや、Bに比べてAは後回しになっても問題がないから、Bから完了させた方がいい」という軌道修正ができます。
意味のない報連相は、だいたいこのような現状に対する事実・解釈・判断のいずれか、もしくは全てが足りないことがほとんどです。
正確に現状を把握するために「ソラ・アメ・カサ」を活用すれば、コミュニケーションの効率は格段に向上するでしょう。
【まとめ】仕事のポイントがずれている人との仕事はエネルギーが10倍必要
ここまで、仕事のポイントがずれている人の特徴を知り、原因を見極め、どのように対処するかをご紹介してきました。
これまでの内容からうすうす感じられると思いますが、仕事のポイントがずれた人と仕事をすることはとてもエネルギーが要ります。
それはもう、下りのエレベーターをダッシュで登らないと仕事が進まないくらい大変なことです。
正直にいえば面倒くさいので、私はできる限り面接の段階で入ってこないように努力しています。
しかし、最初からそんな人がいたり、注意の網をかいくぐって入社してしまうこともあります。
ただ、私にとって「仕事のポイントがずれた人と一緒に仕事をして良かったこと」が1つだけありました。
それは、わたしの業務プロセスの整理能力が高まったことです。
ずれた行動をする人と一緒に仕事をする時、「どうすれば指示内容がちゃんと相手に理解してもらえるか」を考える訓練をせざるを得ませんでした。
そのおかげで、私はこれまで以上にいろんな特徴を持つメンバーと上手に仕事で付き合えるようになりましたし、チームの業務効率化をする「ポイント」を掴む能力が格段に上がりました。
しかし、どれだけエネルギーを割いても「ポイントがずれたまま、まともに一緒に仕事ができない人」は一定数います。
程度にもよりますが、そういうメンバーは「介護しても戦力にならない」ということが多いです。
その場合、効果的に働くことができないメンバーにとっても、自らの力を発揮できる業務・環境ではないので、みんなが不幸せになってしまいます。
どうしてもそういうメンバーがいる時、3ヶ月〜1年程度様子を見ても改善しなければ、人事と相談して異動を検討してもらうことがいいでしょう。
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