「ドーナツを5000個、誤発注してしまいました。助けてください」
twitterでこんなつぶやきをあなたは見たことはないでしょうか？
他人事なら笑い話で済みますが、自分が仕事でミスしてしまった時は生きた心地がしないでしょう。
「仕事でミスばかりしてしまう自分を変えたい」
「失敗ばかりで、いつも上司から怒られてしまう」
そんな悩みにお答えします。
当記事を読めば、仕事のミスを確実に減らす方法が分かります。
こんにちは。
フリーターから大手広告代理店に転職し、マネージャーになったキャリトラです。
私は学生の頃からケアレスミスで平均点を10点は下げていたくらい、ミスが多い人間でした。
新卒社会人になってからもミスの多さは変わらず、何度も上司から怒られたり先輩社員に迷惑をかけてしまいました。
しかし、「自分はミスが多い人間だ」ということに向き合って、原因を考えながら対策を積み重ねてきたおかげで、今では大きなミスをすることも少なくなり、同僚や上司からの信頼も積み上げてこれました。
今回は、フリーターからキャリアアップする中で学んだ「ミスをしてしまう原因と対策」をご紹介します。
どの方法も、簡単ですがとても強力な対策ばかりです。あなたがよくしてしまうミスの対策になりそうなアイデアがあればお使いください。
仕事でやりがちなミスランキングと原因の分析
仕事のミスを減らすには、「仕事上でどんなミスが起こるのか？」を知ることはとても大切です。
どんなミスがあるのかを知れば、予防・対策を考えることができ、ミスを減らすことに繋がります。
まずは「仕事でよくあるミス」を知るために、面白いランキングがあったのでご紹介します。
株式会社ビズヒッツが運営するビジネス上の問題解決を考えるメディアBiz Hitsが、働く男女500人に「仕事でやりがちなミス」についてアンケート調査を実施した「仕事で多くの人がやりがちなミスランキング」の結果は以下の通りでした。
株式会社ビズヒッツ『仕事中のミス』に関するアンケート調査（ https://bizhits.co.jp/media/archives/20067 ）
このランキングを参考に、仕事上で起こるミスの原因を私が独自に分類した内容が次になります。
- ミスの原因1：そもそも人は忘れるし間違える生き物
- ミスの原因2：疲労・集中力の低下
- ミスの原因3：ミスコミュニケーション
ミスの原因1：そもそも人は忘れるし間違える生き物
どんなに優秀な人でも、どんなに訓練された人でも、ミスを全くしない人は存在しません。
違いがあるとすれば、そのミスが問題として表面化する前に発見・修正・対処できる対策をしているかどうかです。
また、人の記憶ほど頼りにならないものはありません。
時間が経てば「やろうとしていた」ことを忘れてしまうのが人間です。
ミスの原因2：疲労・集中力の低下
長時間作業や単調な作業は、注意力や集中力の低下を招きます。
また疲労が蓄積していると、通常の動作ができなくなったり、集中力が持続できなくなったりして、ミスを起こしやすくなります。
ミスの原因3：ミスコミュニケーション
「指示されたことを勘違いして解釈し、ミスしてしまう」
「電話の聞き間違い」
「確認・伝達不足で、引き継いだつもりの仕事が未完了になっていた」
上司から仕事を任される。お客様からオーダーを伺う。同僚に仕事を引き継ぐ。
仕事をする中で、情報やタスクのやりとりをするときは、ミスが起こりやすいポイントです。
仕事のミスを劇的に減らす5つの対策
仕事のミスが起こってしまう原因が分かったら、今度はそれぞれに対して対策することで、ミスばかりしてしまう現状が改善していきます。
マネージャの視点から見ても、そういった欠点を自覚して改善しようとする部下やメンバーはとても頼りになります。
ミスをすぐに発見・修正できる仕組みづくり
人間であればどれだけ注意していてもミスはしてしまいます。
また、どんなに重要なことでも、立て込んでいたら忘れてしまうことだってあります。
「仕事でミスは起きるもの」という前提に立ち、ミスが損害を出してしまう前に「発見」「対処」することができる仕組みは作れます。
ミスが表面化する前に対処する有効な方法として「レビュー」と「タスクのリスト化」を紹介します。
仕組みによるミス対策①：レビュー
レビューとは作成した成果物（資料やメールの文面など）を「大丈夫？変なところはない？」とチェックする作業のことです。
レビューは、作業者とは別の第三者がチェックする「レビュー（第三者レビューともいう）」と、自分で再チェックする「セルフレビュー」に分けられます。
自分が送ったメールの文面を後から読み返したとき、「なんだこの文章は？」と送り直したくなった経験はありませんか？
少し時間を置いてもう一度見直すだけでミスが減ることはよくあります。
それが「自己（セルフ）レビュー」といい、個人でもできる一番手っ取り早い対策です。
また、サインしたら取り消せない「契約書」や世の中に流れてしまったら訂正することが大変になる「対外的に公表する資料」などは、絶対にミスしたくないですよね。
そういう「ミス出来ない成果物」はチーム内や関係者など、作業した自分以外にチェックしてもらうことが大切です。
「別の視点が入ることでおかしな点に気がつきやすくなる」というのが第三者によるレビューの一番の効果です。
しかしもう一つ、大きな声では言えませんが、レビューをすることで責任を分散することが出来ます。
もし、あなたが作った資料に重大なミスがあったとしましょう。
レビューをしていない場合、ミスは100%あなたの責任です。
しかし、もし上司やチームにレビューを依頼していた場合、その責任はレビューしてくれた人にもなすりつけられます。
チェックで見落としたのはあなただけではないからです。
仕組みによるミス対策②：タスクのリスト化
タスクのリスト化は「やり忘れ」を防ぐのに有効な手段です。
「人は1時間後には50%忘れる」という言葉を聞いたことがありますか？
これはドイツの心理学者のヘルマン・エビングハウスが人の記憶の忘却の研究を行い、発表した忘却曲線から引用されています。
人間の脳がいかに忘れやすいのかを世の中に知らしめた有名な研究です。
「人は忘れてしまう」という前提に立って、忘れたとしてもすぐに思い出すための仕組みが「タスクのリスト化」です。
私の場合は、「trello」というカードを動かしながらタスクを視覚的に管理できるカンバン方式のツールを利用しています。
壁面に付箋紙を貼るような感覚で、ドラック＆ドロップで直感的に操作ができる優秀なツールです。
trelloには、「その場ですぐに完了させることが出来ないタスク」や「あとでやろう」と思ったタスクをとりあえず突っ込みます。
そして、「始業し始めた」「1つのタスクが完了した」「昼休憩から戻ってきた」などの区切りで次に取り掛かるべきタスクをチェックすることで、タスクのやり忘れを防止しています。
うっかりミスを防ぐコンディションづくり
ミスの大半は「うっかりミス」から生まれます。
そしてその「うっかりミス」は脳が疲れて集中力・注意力が不足すると起きやすくなります。
脳がよく働き集中できる状態を作ると、ミスをしてしまうリスクを減らすことが出来ます。
ベストパフォーマンスを発揮してミスしにくい脳のコンディションを作るための対策として次の2つが有効です。
うっかりミス対策①：タイム・コンストレイント・メソッド（時間制限方式）
精神科医の樺沢紫苑氏によると、人が集中できる限界は「15分・45分・90分」に区切られるそうです。
15分・45分・90分の法則 15分 → 人間が非常に集中できる時間（例：同時通訳の時間など） 45分 → 一般的な集中力（例：小学校の授業時間など） 90分 → 集中力の限界時間（例：大学の授業やサッカーの試合時間など）
つまり、集中力を維持して仕事を行うためには、適度な休憩を挟むことが重要になってきます。
うっかりミス対策②：リラックスする時間を作る
まずは次の動画を見てください
面白いCMですよね。
「アイディアはリラックスした状態から生まれる」という内容ですが、これはミスを防ぐ観点でも同じです。
人の脳はリラックスした状態になると活性化することが多くの研究から分かっています。
「集中できないな」と感じたら、意識的にリラックスする時間を作ることがとても大事です。
フィンランドの国立健康・栄養研究所の調査によると、「オフィスワーカーが町中の公園を歩いただけでも、森林公園に近いリラクゼーション効果が得られた」という結果が出ています。
「近くの公園を散歩してみる」
「コーヒーを飲みながら窓から外の景色を眺めて、ぼーっとする」
そういう時間を意識的に作ることは、ミスを減らすためにもとても効果的です。
ミスコミュニケーションを減らす、メモ・議事録作成
「上司からの指示の意図を間違えて解釈してしまい、仕事の進め方でミスしてしまった」
「そんな話聞いてない」
「そのタスクは私の担当じゃなかったはずだけど・・・」
打ち合わせで決めたタスクやちょっとした仕事の受け渡しでも、お互いに伝えた気になったり、分かった気になってミスにつながることは多くあります。
そんなミスコミュニケーションによるミスには次の対策が有効です。
ミスコミュニケーション対策：会話メモ・議事録の送信と確認依頼
タスクの受け渡しでミスが起こる原因は大きく分けて次の5つです。
- 何をやるのか？（What）
- 求められている成果が曖昧になっているために、求める（求められた）アウトプットが出せない
- なぜやるのか？（Why）
- 目的を理解していないために、あさっての方向の努力をしてしまう
- いつまでにやるのか？（When）
- 期限について認識違いがあったために、相手に迷惑をかけてしまう
- 誰がやるのか？（Who）
- 洗い出したToDoの担当が曖昧だったから、誰も着手しないタスクが出てしまった
- どうやるのか？（How）
- 自己流のやり方で調べた結果、本当ならもっと短い時間でできたはずだった
これらのミスをなくすためには、口頭でのタスクの受け渡しだけで終わらせず、メールやチャットツールで会話メモを送り合うことで「共通認識」を作ることが有効です。
特に重要なのは「What（何をして欲しいのか）」「Why（なんのためにそれをやるのか）」「When（いつまでにやるのか）」です。
複数人で協力して仕事をする場合は「Who（誰がやるのか）」を明記してやり忘れを防止し、
新人や若手、与えられたタスクに対する経験が少ない場合は「How（どうやるか）」を明確にして経験豊富な上司や同僚から効率的に行える助言が貰える機会を作りましょう。
また、文章で送って確認してもらうことで、先ほど挙げたレビューの隠れた利点である「責任の分散」も狙えます。
まとめ
仕事でミスばかりしてしまう私が学んできた5つの対策についてご紹介しました。
仕事は人がする以上、ミスはつきものです。
一番大事なのは、ミスをしないためにどんな努力ができるか？と言うことだと思います。
あなたの仕事から少しでもミスが減り、ストレスを減らせる一助になると嬉しいです。