最近、どんどん任される仕事の量が増えてきて、正直キツくなってきた。 お人好しな自分は、頼みやすいから仕事を任されることが多いのだろう。 けど、自分はまだ新人なのに最近はその量が増えすぎている気がする。 最近はキャパオーバーで身体が重いと感じることが増えてきたけど、上司から頼まれると「仕事ができない」と思われることが怖くて断れない。 このままだと、責任と仕事の量に押し潰されてしまいそうだ。 どうすればいいのか。。。
仕事をどんどん任されると、「自分の能力を発揮できている」「自分は貢献できている」と感じ充実感が湧いてきます。
初めのうちは嬉しい反面、新人のときは自分の限界を知らずコントロールも上手くないので、ついつい「頑張りすぎてキャパオーバーで辛い」という状況に陥ってしまいがちです。
私も20代前半の頃はついつい頑張りすぎて、毎日終電まで働いていたこともありました。
そのおかげで大きく成長できた部分もありますが、ランナーズハイみたいな状態で走り続けては身体や心を壊してしまってもおかしくありませんでした。
しかしそんな経験をしてきた私だからこそ、当時の私と同じように「仕事を任されすぎて辛い」というあなたに「キャパオーバーな時の対処法」として伝えられることがたくさんあります。
そんなわけで今回は、「新人が仕事を任されすぎた場合、どうすればいいのか？」についてご紹介していきます。
この記事を読んでいただければ、
- どんな人が仕事をどんどん任されてしまうのか？仕事を任される新人3つの特徴
- あなたは「都合よく利用されている」かも？見極めるための3ポイント
- 仕事を任されすぎてキャパオーバーで辛い時の対処法
について紹介していきます。
もしこの記事が、「仕事が多すぎて不安で押し潰されそう」なあなたの心を軽くする手助けになれば嬉しいです。
なぜあなたは仕事をどんどん任されてしまうのか？仕事を任されやすい新人の3つの特徴
仕事を任されやすい新人の特徴は以下の3つです。
- 期待されているから
- 有能・デキる人だと思われているから
- 頼みやすいから
それぞれの特徴について、詳しく説明していきます。
期待されているから
会社や先輩から期待されている新人は、仕事をどんどん任される特徴があります。
期待がかかる理由には、
- 有資格者や実務経験があるなど、有用なスキルを持っている
- 礼儀正しい、明るいなど、応援したくなる人柄
など、さまざまです。
また、新人は会社にとって未来の戦力であり、将来的に利益をもたらすことが期待されます。
そのため上司や先輩たちは、新人が成長し早く仕事を覚えるように期待して、仕事をどんどん任せてきます。
有能・できる人だと思われているから
新人であっても、「モノ覚えが良い」「要点を掴むのが上手い」など「こいつはなかなデキるかもしれない」と思われると、さらに期待されて仕事を任されることが増えます。
そこまで行かなくても、「新人として報連相をきっちりしてくれるから安心」という人に対しても同様です。
進捗状況が分かって安心でき、何か問題があってもすぐにサポートできることから思い切った割り振りができるからです。
また、「この人には将来中心的な存在に成長してほしい」と思っている人に対して、「今よりちょっと背伸びしないとできない仕事」を任せることがあります。
その目的は、困難に立ち向かっていく姿勢や壁にぶつかった時の振る舞いを見ようとしたり、その仕事をやり切った時の成長や達成感を感じて自信をつけてもらうです。
頼みやすいから
3つ目の特徴は、メリットとデメリットの見極めがとても難しいものです。
新人であっても、あなたが「頼みやすい人」であれば仕事を任されることがあります。
上司や先輩も人間です。仕事や手伝いをお願いした人に断られることは避けたいです。
そんな時、「頼み事をしやすいあなた」が目の前にいたら「お、ちょうどいいところに来た」と手伝いをお願いされることはすぐ想像できると思います。
しかし、これは気をつけなければ「ただの便利な人」「都合のいい人」になってしまう可能性もあります。
例えば、あなたが「人から頼み事をされると断れない」というようなタイプだと要注意です。
「頼みやすい人」は経験を積むチャンスを得やすい反面、「利用されやすい」ということも頭の片隅に入れておきましょう。
【断れない人は要注意！】その仕事の任されかた、「期待」じゃなく「押し付け」かも？都合よく利用されないための注意点
仕事を任されることは、自分の経験や実績を積み上げられるので実力を伸ばすいいチャンスであることが多いです。
しかし、中にはただ単に仕事を押し付けられて都合よく利用されてしまっているケースもあります。
また、押し付けではないけれど「現場が回っていなくて崩壊しかけている」「企業がブラック体質」という場合も、あなたが「成長できる可能性」よりも「押し潰されてしまうリスク」の方が高くなってしまいます。
次の3つの注意点に当てはまる場合、その可能性がとても高い要注意環境です。
- 慢性的に人手不足。常にみんな残業しないと処理しきれない仕事量
- 合理的な理由がないのに、仕事の振り方に偏りがある
- 上司や同僚が全くフォローをしてくれない
それぞれご紹介します。
慢性的に人手不足。常にみんな残業しないと処理しきれない仕事量
これは典型的なブラック企業にありがちな理由です。
この人手不足な状態が、「繁忙期だから」「社員の退職や産休育休で一時的に足りなくなったから」などの「一時的な理由」なら問題ではありません。
しかしそうではなく、「いつもみんな残業している」「人の補充を要求しても全く動いてくれない」という場合は要注意です。
シンプルに「身体や心を壊してしまうリスク」が大きすぎるので、私としては転職すべき会社の特徴の筆頭です。
また、同僚全員が残業をするくらい業務量オーバーの職場で新人が仕事をしなければならない場合、
- 同僚みんなフォローする余裕がなく、心細い中で仕事をしないといけない
- ミスをすると、ただでさえ忙しい同僚の負担が増えるのでプレッシャーが大きくなる
- 職場の人間関係も悪くなりがち
など、「成長うんぬん言ってる場合じゃないくらいリスクが高い」と言わざるを得ません。
合理的な理由がないのに、仕事の振り方に偏りがある
あなたはとても忙しいのに、なぜかいつも追加の仕事を頼まれる。
しかも、他にも余裕のある同僚がいそうなのに、なぜかあなたばかりが頼まれてしまう。
こんな経験はありませんか？
こういう場合、もしかしたら「仕事を頼みやすい」というあなたの美徳な点を悪用して、仕事を押し付けているかもしれません。
上司や先輩にとって、まさに「便利な人」「都合のいい人」になっている可能性があります。
これは非常に判断が難しいです。なぜならこの場合「あいつなら頼みやすいし、安心して任せられる」といった信頼の感情が含まれていることがあるので、悪意を持って仕事を任せているわけではない場合があるからです。
しかし、一部の人に業務が集中することは百害あって一利なしです。
- 仕事が属人化してしまい、人が増えても忙しさが解消できない
- 不公平な業務量で不満が溜まる（給料に差がなければ尚更です）
- 組織的にも一部のメンバーに依存しており、体調不良などのトラブルで問題が起こりやすい
- etc….
こういう場合、対処法でお話しする「上手な断り方」ができれば怖くありません。
あなたを信頼して仕事を任せようとしてくる相手を、あなたも信頼して素直に状況を説明すれば理解してくれるはずです。
（あなたを困らせよう、嫌いだから仕事を押し付けよう、としている場合は相手に聴く耳もないので、さっさと辞めましょう）
上司や同僚が全くフォローをしてくれない
新人の場合、
- 仕事の段取りや見積もりなど、いろんな面で甘さがあるので予想よりも時間がかかってしまう
- 経験が少ないのでタスクの実行に時間がかかる
- 精神的にもタスク消化能力的にもキャパが大きくないのでテンパってしまう
など、いろんなトラブルが起きがちです。
そういう状態でも、先輩や上司が後ろに控えて「いざとなったらフォローしてくれる」と思える環境であれば踏ん張ることができますし、フォローをしてもらうことでより良い仕事の進め方を学ぶことができ、成長することができます。
しかし、あなたがどんなに「キャパオーバーなのでヘルプが欲しいです！」と言っても
「お前は手伝いを頼む前に、もっと勉強して仕事を覚えろよ。」
「俺は忙しいんだよ。お前も忙しいんだろう？ だったらさっさと手を動かせよ。」
「最初に教えた時に質問はないって言ったよな？できないならその時に言えよ。」
などのようなことを言ってきたりしてフォローしてくれないなら最悪です。
（全部、私がブラック企業で勤めていた時に実際に言われたセリフです）
あなたの上司や先輩は、あなたに仕事を任せるときにちゃんとフォローしてくれますか？
もしそうでないなら、環境を変えるために動いてみることを強くおすすめします。
新人なのに仕事を任されすぎてキャパオーバーで辛いときの対処法
新人のうちは、「断れない」「キャパを把握してなくてつい受け過ぎてしまう」「段取りがまだ下手で時間がかかり過ぎてしまう」など、いろんな理由からついキャパオーバーになってしまうことは珍しくありません。
しかし、そんな状況でも落ち着いて対処すればうまく立ち回ることも可能です。
ここからは、仕事を任され過ぎてキャパオーバー気味のあなたに、うまく対処するためのコツを3つご紹介します。
- 仕事のリストアップと整理
- 上司や同僚に相談する
- 上手な断り方を覚える
困難は分割せよ〜仕事のリストアップと整理〜
哲学者のルネ・デカルトは「困難は分割せよ」と言っていました。
これは仕事をする上でとても大切な考え方です。
大量の仕事で不安なときは、まるで得体の知れない巨大な何かに押しつぶされそうな恐怖があります。
私も、新卒でキャパオーバーでテンパりかけていた時に相談した先輩から「書き出してみるといい」とアドバイスを受けて、今持っている仕事を洗い出してみました。
すると、得体の知れない恐怖は「姿形のはっきり見えるリスト」に変わり、倒すべき相手がはっきり見えたことで不安が和らぎ、「たったこれだけのことでこんなに気持ちにゆとりができるのか！」と驚きました。
それ以来、自分なりにアレンジを加えた「テンパった時の仕事の整理方法」は次の3ステップです。
- 仕事のリストアップ
- 優先順位の整理（緊急性と重要性）
- 作業の細分化とカレンダーへの落とし込み
リストアップ
リストアップは文字通り、やるべきタスクを書き出すことです。
優先順位の整理
仕事を書き出したら、それぞれのタスクの緊急性と重要性を整理します。
緊急性とは、「いつまでに終わらせなければならないのか？」と「期限までの余裕がどの程度あるのか？」の2つから判断します。
例えば、期限まで時間がたくさん残っていても、タスクのボリューム的に時間のゆとりがなければ緊急性は高くなります。
重要性とは、売上・評価・影響範囲など様々な要因がありますが、一言で言えばインパクトが大きいものです。
例えば、売上が100万円の案件と10万円の案件が並んでいた場合、どちらが重要か？というものです。
この2軸で整理するときは、新人のうちは後述する2つ目の対処法、先輩や上司に相談して一緒に協力してもらいながら整理するといいでしょう。
作業の細分化とカレンダーへの落とし込み
そして最後は作業の分割とスケジュールへの落とし込みです。
大雑把でもいいので、1つのタスクを完了するまでに必要な段階に細分化します。
例えば、プレゼン資料を作る場合
- 情報の分析（プレゼン対象のリサーチ）
- プレゼンのゴールと大筋の流れの作成
- 資料作成
- レビューと指摘対応
などのようなイメージです。
分割できたら、「月曜までに分析して火曜に大筋を作ったら、水曜に作成して木曜に上司に見てもらおう。仕上げて金曜にプレゼンだ」というように「いつまでに何が完了していればいいのか？」というイメージを作ることができます。
こうすることで、複数の仕事を同時に進めなければならない場合でも、「この仕事はここまで進んだから、今日の残り時間は別の仕事にとりかかろう」と効率的に動くことが可能になります。
また、想定していたスケジュール通りに進まず遅れが出てきた場合に、上司や同僚に手伝ってもらうなど素早いリカバリーを入れることができるので最小限のダメージで切り抜けることが可能になります。
これができるようになれば、あなたのこなせるタスク量は大幅アップ間違いなしです。
上司や同僚に相談する〜ただの愚痴・雑談にしない相談の仕方〜
上司や先輩の同僚に相談するのも効果的な方法です。
相談に乗ってくれることが前提ですが、乗ってくれないブラック企業はさっさと転職しましょう。
しかし、ただ「仕事の量が多くて辛いんですよね〜」と言っても「そっかー、俺もけっこう多くてしんどいんだよな〜。まぁ、頑張ろうぜ〜」と帰ってきて、ただの雑談で終わります。
確かに、共感してもらえることで心が軽くなることはあります。
しかし仕事をどんどん任されて、いますぐに手助けがほしいあなたに必要なのは
- 一緒に仕事を処理してくれる協力（リソース）
- 効率的に仕事を進められる助言（アドバイス）
この2つのどちらか、または両方です。
私のマネジメントするチームのメンバーに、この相談力がとても高くてみんながついつい協力してしまう愛されキャラがいます。
このメンバーは人柄が良い面ももちろんあるのですが、「何を手伝えばいいのかが明確」な相談をしてくるのです。
「初めてやる業務でどんなふうに処理すればいいのかイメージが湧かないから、自分なりに作ったスケジュールが現実的かチェックして欲しい」（＝アドバイスが欲しい）
「今、これだけの業務を抱えてて、ここまでは期限内に終わらせることができるけど、この業務はもしかしたら足が出るかも知れないので、手伝って欲しい」（＝リソースが欲しい）
こんな感じで、「どんな協力をして欲しいのか？」がとても明確なのです。
特に新人のうちは、「業務を覚えること」が大切な業務です。上司や先輩社員から新しく任された仕事は、
- その仕事の目的とゴール（最終成果物）
- どんな手順、ステップでその成果物を作るのか（タスクの細分化）
- 進める上で先輩が詰まったところや注意点はあるか
などのアドバイスはしっかり受けて、「自分がその仕事を進めることができるイメージ」がありありとできるまで相談しましょう。
上手な仕事の断り方を覚える
どんなに超ハイスペックな人でも、限界はあります。
それがまだ覚えることばかりの新人ならなおさらです。
仕事を任されすぎている時は、手に負えない分は引き受けない、というのも大切です。
確かに、チームメンバーの仕事の割り振りは上司の仕事ですが、上司だって100%全てを把握しているわけではありません。
「この仕事の経験者はA君だな。」とか「B君にもこの業務ができるようになってほしい。」とか『上司は上司なりの考えがあってあなたに頼んでいる』場合がほとんどなのですが、それでもあなたが限界なのを知らずに相談しているかも知れません。
とっくにキャパオーバーなことを知らずにあなたがそれを断らずにキャパオーバーの状態で引き受けてしまい、それで業務が滞ったり、あなたが体調を崩してしまったら問題が大きくなってしまいます。
そうならないためにも、あなたが今のタスクでいっぱいいっぱいであるということを上司に伝えることも重要な仕事の1つです。
「そうは言っても、断るなんてちょっと悪い気がしてできない！」なんて心の優しい方もいるでしょう。
そんなときは、上手に断る方法を覚えることで人間関係を良好に保ったまま、あなたが仕事で押し潰されてしまう未来を変えることができます。
ポイントは2つです。
- 自分の置かれている状況を素直に伝える
- 交渉する姿勢をアピールする
自分の置かれている状況を素直に伝える
仕事を頼んでくるということは、相手はあなたが「まだ余裕がある」と考えているケースがほとんどです。
その意識のギャップを埋めることで、「それじゃしょうがないね」と相手から理解してもらうことができます。
交渉する姿勢をアピールする
例えば、「今すぐはできないけど、〜〜の仕事が終わるXX（日時）以降なら手伝えますが、どうでしょうか？」と伝えるなど、「協力したい気持ちはある」ことをアピールすると相手も嫌な気持ちが全く湧きません。
「やるかやらないか」ではなく「やるタイミングが都合に合うか？」ということに軸がずれるので「断っている」という感覚にならないからです。
もしあなたが、他に相談すると良さそうな人を知っているなら、「〜〜さんならもしかしたらもっといい方法を知ってるかも」など、ポジティブなフィードバックをすることで、「ちょっとした手伝いをした」イメージを作ることができれば、仕事の手伝いをしていなくても「断られている」という感覚を薄くすることができます。
うまく仕事を断ることは、あなた自身を守るだけではなく、職場の人間関係も良好なものにしてくれます。
細かいテクニックはいろいろとありますが、ここでは「寄り添おうとしている姿勢」を相手に見せるということだけ覚えておいてください。
まとめ
仕事をどんどん任されてしまってキャパオーバーになった場合は、タスクの整理や上司や同僚に相談すること、上手な断り方を覚えることが大切です。
しかし、どんなに努力をしても自分のできることには限界があります。
要注意ポイントで挙げたような、「慢性的な人手不足」や「上司や同僚に問題がある」場合がそれです。
自分の努力だけでは解決できない場合には、転職を検討することも必要かもしれません。
仕事を任されることで経験や実績を積むことができる一方、キャパオーバーになってしまうと精神的にも肉体的にも大変な状況に陥ることがあります。自分に合った仕事のペースやバランスを見つけることが、仕事に長く取り組むための大切なポイントだといえます。
いい転職エージェントは、「いますぐ転職させてやろう」とせず、「あなたがどんな環境で働くことができればパフォーマンスを発揮できるか？」を一緒に考えてくれるので、自分に合った働き方を見つける強力なサポーターになってくれます。
そんな転職エージェントに出会うコツは、「実際にいろんなエージェントを自分の目で見てみる」ことが一番です。
複数のエージェントにあえば、それだけで客観的にいろんな意見を得ることもでき、視野を広げることもできるでしょう。
仕事に押し潰されそうなときはどうしても視野が狭くなってしまいます。
このブログを読んだあなたの目の前が開けてくるきっかけになれたら嬉しいです。
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